Поиск
  • Екатерина Горбунова

Совещания – вопросы эффективности

Если проблема требует множества совещаний, они в конце концов станут важнее самой проблемы. Закон Хендриксона

Обсуждения – один из ключевых инструментов для построения работы, это касается любых масштабов бизнеса – от 2-х до нескольких тысяч сотрудников.


Сейчас этот актив – многие превратили в тормоз для работы и считают, что совещания – это напрасная трата времени. А жаль..


Информирование и взаимодействие – вот основные работающие принципы совещаний для построения эффективного бизнеса.


Так почему совещания не приносят пользы?


Приведу несколько наиболее часто встречающихся случаев:

1) Нет обозначенного для всех результата совещания (то есть определена тема, но что должно быть в итоге – никто не знает, а в результате обсуждение ради обсуждения. Пример – совещание с темой «Документ такой-то» – в ходе совещания обсудили всё что угодно – шрифт, ошибки, оформление, но про цель совещания – то есть согласование документа – все забыли).

2) Зовут участников на всякий случай побольше (итог больше народа, больше лишних разговоров и участники тратят не только своё время, но и тех кто их слушает. Пример – когда для решения вопроса нужно три человека, а зовут 6 для важности или веса совещания. Вес действительно есть – использовали в 2 раза больше ресурсов, а цель не достигнута).

3) Отсутствие модератора совещания (большая часть времени уходит для обсуждения маловажных вопросов - вспомним принцип Паретто 80/20. Пример: каждый высказывается по вопросам в котором он разбирается и структурировать беседу и загонять её в русло куда нужно некому.

4) Неправильно выбранное время – вы прерываете рабочий день человека , что бы решить поставленный вопрос, а у него план по своим задачам в приоритете. Да, это личный фактор – но как вы думаете его участие будет эффективным? Пример: у человека на день стоит задача разработки нового прайса для фирмы, а его позвали для обсуждения нового способа продвижения – ответ о его доли участия очевиден.

5) Несоблюдение банальных правил делового этикета – опоздания и использование в личных целях во время совещания телефона, планшета, ноутбука и т.п. Пример: один из выступающих рассказывает о своём новом методе взаимодействия с клиентами, в это время другой человек сидит уткнувшись в телефон и при этом опоздал на 10 минут, как раз на вступительное слово.


Как же проводить совещания, что бы можно было увеличить эффективность взаимодействия? Приведу практики, которые мне очень зашли:

1) Определённы дни недели без совещаний (сколько дней определяете в зависимости от размера и формы). Почему? В дни без совещаний человек концентрируется на своих важных задачах, он не распыляется, а нацелено решает, то что важно его функционалу. Это позволит в дни с совещаниями быть с более лёгкой головой и активно участвовать в обсуждении.

2) Проведение совещаний стоя – очень интересный способ, для меня это немного из темы выхода из зоны комфорта, то есть не сидеть в удобном кресле, а стоять на своих двоих. Прекрасная возможность перейти быстрее к сути дела и принять решение

3) Однозначная повестка совещания, включающая в себя: цель, результат, модератора, отбор участников, структуры по пунктам и идеально, если будет тайминг.

4) Ограничение по времени - совещания меньше часа. 30 минут - это оптимальное время для решения одного вопроса. Всё по делу, коротко и ясно.

5) Stand up совещания – ежедневно по 15 минут в начале дня. Правильно организованные такие летучки – классно работающий инструмент. Все в курсе всего на постоянной основе и без лишних затрат ресурсов.


И не забывайте, что все практики нужно адаптировать под существующую ситуацию и цели бизнеса.

Просмотров: 31Комментариев: 1
 

+79202915255

Нижний Новгород

©2020 Business&Quality